일반기술

프로젝트 문서 관리 시스템

본 기술은 최소한의 기능을 최대한의 융통성을 가지고 개발함으써 중소기업형 문서관리 시스템에 관한 것이다. 지금까지의 KMS, EDMS나 전자결제 시스템을 보면 너무 많은 기능으로 인해 변수가 많고 전산화에 개념이 미약한 중소기업에서 잘 운용되어지지 않고 있는 문제점이 있다. 본 기술은 앞서 설명한 문제점을 해결하기 위한 것으로, 요즘 중요 관심사가 되고 있는 지식경영의 기초로써 문서의 흐름을 회사의 흐름으로 보고 회사 내에서 작성되고 배포되는 문서들의 흐름을 관리 함으로써 회사의 업무흐름을 파악할 수 있도록 하는데 그 목적이 있다.본 기술에 따른 프로젝트에서는 최소한의 기능을 최대한의 융통성을 가지고 개발함으로써 중소기업형 문서관리 시스템이 되도록 하였다. 또한 고급지식을 가지고 있는 인원이 대기업에 비해 적음으로써 추가적인 지식의 축적보다는 회사에서 일상적으로 일어 나는 기안 문이나 업무연락 등을 XML형태로 DB에 저장함으로써 추후에 특정 프로젝트에 대한 내용을 검색하여 참조 할 수 있고 작성자를 기준으로 한 문서작성 통계를 조회할 수 있게 함으로써 추후 인사고과에 반영할 수 있다. 본 기술은 Templates 작성 Tool을 제공함으로써 admin이 문서 layout을 추가할 수 있는 융통성 제공하고, 전자 결제를 지원함으로써 현재 자신의 문서의 위치를 파악할 수 있게 함으로써 업무효율을 높일 수 있다. 또한, 응답을 요하는 문서에 대해서는 응답요청 기능을 통해 한 사안에 대한 요구 및 응답문서들의 현황을 조회할 수 있게 함으로써 각 부서간의 업무협조관계를 파악할 수 있다. 본 기술은 기존의 문서들에 대한 전문 검색을 물론 XML 구조검색을 지원함으로써 원하는 문서를 좀더 정확하게 찾아 낼 수 있도록 하고, Namespace 개념을 도입하여 tag의 한글 이름을DB화 함으로써 XSL자동생성에 이용하며 XML 구조검색 시 한글 이름을 사용함으로써 사용자로 하여금 좀더 친근한 검색이 될 수 있도록 한다. 본 기술은 일상적으로 일어나는 문서들을 DB화 함으로써 추후 재 활용 및 reference로 사용하게 함으로써 업무효율을 높일 수 있고, 전자결재 및 회답요청 기능을 통해 현재 문서의 상태를 쉽게 조회하여 업무에 참조할 수 있고, 종이 문서의 발생을 최소화함으로써 경비절감 효과를 가져올 수 있다.